Como ter uma contabilidade à prova de erros no MEJ
Hoje a importância de estar regularizado é tão grande, que grande parte das empresas utiliza tal critério para decisão no caso de contratação de prestadores de serviços, como é o caso das Empresas Juniores. Em virtude disso, neste artigo iremos apresentar as obrigações fiscais da EJ, os documentos exigidos pela Brasil Júnior para a obtenção do Selo, e os tributos que a Empresa Júnior deve pagar. Cumprindo tais obrigações, sua EJ estará regularizada e terá garantia frente a seus clientes e parceiros e também evitará problemas junto à Receita Federal e demais órgãos governamentais de controle.
Entregáveis do Selo EJ
Estatuto Social: é o documento que constitui a Empresa Júnior como associação civil, pessoa jurídica de direito privado sem fins lucrativos. É a certidão de nascimento da pessoa jurídica EJ. A maioria das EJs já possuem o estatuto registrado em cartório, sendo suficiente apenas a digitalização da cópia para obter a fração do selo. Caso houver uma alteração no Estatuto, é necessário fazer o registro novamente. Prazo de envio: 20/01.
Ata de Eleição e Posse: a cada novo processo eleitoral, é preciso formalizar através de atas registradas em cartório, a eleição e posse da nova gestão. Prazo de envio: 24/02.
Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ) ou Quadro de Sócios e Administradores (QSA): consiste na adequação dos dados da EJ frente à Receita Federal, realizando a alteração do representante legal da empresa. Vale ressaltar que é preciso ser feito após o registro da ata de eleição e posse. Prazo de envio: 23/03.
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ): é o número de identificação de toda pessoa jurídica, seja sociedade ou associação, frente à Receita Federal. Deve constar CNAE adequado, conforme atividade realizada pela EJ. Prazo de envio: 20/01.
Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais (CND FEDERAL): comprova que a EJ não apresenta pendências tributárias perante a Receita Federal, como o Cofins. Prazo de envio: 24/02.
Certidão Negativa de Débitos Municipais (CND MUNICIPAL): é um documento, assim como aquele citado acima, que comprova a inexistência de qualquer dívida relacionada a impostos na esfera municipal, como o ISS. Prazo de envio: 24/02.
Comprovante de Conta Bancária Ativa: basta emitir um extrato bancário a partir de janeiro do ano corrente. Tal extrato deve apresentar a identificação do banco, número e agência da conta. Prazo de envio: 23/03.
Livro Diário: é um livro contábil onde consta todas as movimentações financeiras de débito e crédito do ano anterior. Deve ser assinado por um contador e registrado em cartório. A documentação necessária para a elaboração do Livro são os recibos, as notas fiscais, cupons fiscais ou boletos de todas as entradas e saídas de recurso da EJ. Prazo de envio: 20/04
Contrato de Serviço: é necessário digitalizar apenas um dos contratos de serviço da empresa, o mesmo deve ser referente ao ano anterior a partir do mês de outubro. O contrato deve ser construído e ter suas cláusulas e condições bem discutidas, claras e aceitas por ambas as partes, pois é de interesse destas e também da sociedade que os contratos sejam cumpridos. Prazo de envio: 24/02.
Nota Fiscal: ao prestar um serviço, a Empresa Júnior deve emitir a Nota Fiscal para o cliente, comprovando o serviço. Dessa forma, nesta fase do processo de regularização da empresa, é preciso digitalizar uma nota fiscal emitida a partir do mês de outubro do ano anterior. Prazo de envio: 20/04.
Declaração e Termo de Voluntariado: o termo de voluntariado é o documento que define, de forma jurídica, a relação entre membros da EJ e a instituição em si. Deve conter em anexo uma declaração do presidente da empresa, listando as informações dos membros (Nome, CPF, RG, Endereço e Estado Civil) e afirmando que todos da empresa possuem termo de voluntariado assinado. Prazo de envio: 20/01.
Comprovante de Reconhecimento da Instituição de Ensino Superior (IES) e orientação de professores: para formalizar juridicamente o vínculo da IES com a EJ, é preciso a assinatura do representante da instituição no documento, com data de no mínimo janeiro do ano corrente. Prazo de envio: 20/01.
Os prazos para envio das documentações para a Brasil Júnior são referentes ao ano de 2020 e variam de acordo com o edital do ano presente.
Obrigações Fiscais da EJ
São obrigações impostas pelo governo que a EJ precisa cumprir para garantir regularidade perante os órgãos governamentais, em especial a Receita Federal. Cabe destacar, que todas as obrigações a seguir geram multa caso não sejam entregues no prazo.
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF Inativa): como a EJ é uma associação sem fins lucrativos é necessário declarar sua inatividade e emiti-la até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao fato gerador.
Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é um documento anual equivalente a uma declaração de Imposto de Renda, só que para pessoas jurídicas, no qual se discrimina todos os dados econômicos e fiscais do ano em que está sendo apurado. Deve ser emitida até o último dia útil do mês de julho.
A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS Negativa) é uma obrigação fiscal, mas também faz parte dos entregáveis do Selo EJ. É preciso apresentar a RAIS como declaração negativa, indicando que a EJ não possui empregados. Prazo de emissão até 01/03. Envio para a BJ até 23/03.
Já no momento de abertura da EJ, será necessário o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, e a DCTF de abertura.
E, afinal, quais tributos a EJ precisa pagar?
As EJs são isentas de tributos federais. Porém, cada EJ deve estar atenta aos tributos de competência municipal verificando as regras e condições impostas pelos códigos tributários de cada município para a obtenção da isenção sobre cada um deles.
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